1. Verwerkingsverantwoordelijke
ADS HVAC (hierna “ADS”, “wij” of “ons”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via dit platform worden verwerkt. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, bedrijfsnaam
- Contactgegevens: e-mailadres, telefoon- en gsm-nummer
- Adresgegevens: straat, huisnummer, postcode, gemeente, land
- Financiële gegevens: bankrekeningnummer (IBAN/BIC), btw-nummer
- Contractuele gegevens: interventies, onderhoudscontracten, facturen
- Technische installatieinformatie: toestellen, locaties, onderhoudsdossiers
3. Rechtsgrond voor de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b GDPR): voor de uitvoering van onderhoud, herstellingen en facturatie.
- Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c GDPR): bewaring van boekhoudkundige gegevens conform de Belgische boekhoudwetgeving.
- Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f GDPR): beheer van klantrelaties en technische dossiers.
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Klantgegevens (naam, adres, contactinfo): zolang de klantrelatie actief is, plus maximaal 2 jaar na het einde van de relatie.
- Financiële gegevens (facturen, betalingen): 7 jaar, conform de Belgische boekhoudwetgeving (art. 5 W.Venn. / art. 6:70 WVV).
- Technische dossiers (installaties, interventies): 10 jaar in het kader van aansprakelijkheid voor technische installaties.
5. Uw rechten als betrokkene
Onder de GDPR beschikt u over de volgende rechten:
- Recht op inzage (art. 15): u kunt een kopie opvragen van alle persoonsgegevens die wij van u bewaren.
- Recht op rectificatie (art. 16): u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing (art. 17): u kunt verzoeken uw persoonsgegevens te wissen, tenzij een wettelijke verplichting ons verplicht ze te bewaren (bijv. factuurdata gedurende 7 jaar).
- Recht op beperking (art. 18): u kunt vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
- Recht op overdraagbaarheid (art. 20): u kunt uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen.
- Recht van bezwaar (art. 21): u kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Om één van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar privacy@ads-hvac.be met bewijs van identiteit. Wij reageren binnen 30 dagen.
6. Klacht indienen
Bent u niet tevreden met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of vernietiging. Gegevens worden opgeslagen in beveiligde clouddatabases met versleutelde verbindingen (TLS) en toegangsbeveiliging op rijniveau (Row-Level Security).
8. Cookies
Dit platform gebruikt uitsluitend functionele sessiecookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de applicatie (aanmelding en authenticatie). Er worden geen tracking- of analytische cookies gebruikt. Een cookiebanner is derhalve niet vereist.